Digitale Hausverwaltung bei Mortensen Immobilien

Wie entstand der Bedarf nach einer digitalen Hausverwaltung?

Wir haben bei uns im Unternehmen früh verstanden, dass wir unsere Wohnungsabnahmen und -übergaben digitalisieren müssen, um unsere Prozesse reibungsloser, aber vor allem fehlerfrei zu gestalten.

Wenn die notwendigen Schritte einer Übergabe bzw. Abnahme manuell und mit Papier gemacht werden, passieren nicht nur Fehler, es kostet auch mehr Zeit.

Bei der Datenerfassung, der Dokumentation der Zustände im Objekt selbst, oder beim Ablesen und Übertragen der Zählerstände – überall lauern Fehlerquellen: Papier ging verloren, Handschriften waren nicht leserlich. Auch dass die Bilder zur Dokumentation losgelöst vom eigentlichen Protokoll als große Datenmengen entstanden, empfanden wir stets als umständlich.

Wie sind Sie mit Ihrem Unternehmen auf uns aufmerksam geworden?

Wir haben uns aktiv auf dem Markt umgesehen und verschiedene Anbieter geprüft. Durch die Beziehung mit iX-Haus sind wir auf das EN.Tab aufmerksam geworden.

Was hat Sie am EN.Tab überzeugt?

Abgesehen von der beschriebenen Flexibilität war es die neue, verbesserte Benutzeroberfläche. Die User werden gut durch die verschiedenen Rubriken des digitalen Wohnungsübergabeprotokolls geführt und wir konnten mit der neuen Version auch optisch Einfluss auf die Gestaltung nehmen.

Auch die Möglichkeit zur Skalierung und Zusammenführung sämtlicher Prozesse ist für uns vielversprechend: nicht nur, dass Zählerstände an Versorger oder Messdienstleister digital geteilt oder Protokolle direkt verschickt werden können. Dass Eigentümer zudem direkt aus dem Protokoll heraus informiert werden, wenn etwas erneuert werden muss, weil der komplette Zustand des Objektes dokumentiert ist und Handwerker zu erfassten Mängeln direkt angefragt und informiert werden können, hilft uns, unsere Prozesse zu optimieren.

Und letztlich ist das EN.Tab für uns eine wesentliche Datenbasis beim Verkauf von Objekten, da wir hier alle Daten und Bilder zum Zustand des Objektes vorfinden. Zusätzlich wird alles in einem losgelösten System automatisch archiviert, nichts geht verloren.

Wie setzen Sie EN.Tab bei sich im Unternehmen konkret ein?

Wir planen die Termine für Übergabe- und Abnahmen digital im EN.Tab und machen einen Termin zur Vorabnahme in iX-haus. Die Vorabnahmen sammeln wir mit allen relevanten Daten im Arbeitskorb, um beim eigentlichen Termin darauf zugreifen zu können – das spart bereits viel Zeit

Die gute Dokumentation der Vorabnahme hilft uns, im Nachhinein im Büro eine Entscheidung zu treffen, ob Renovierungen oder Investitionen nötig sind, ohne dass wir technische Mitarbeitende zum Objekt schicken müssen.

Im Zuge einer Wohnungsabnahme und anschließenden Übergabe kann das Abnahmeprotokoll in ein digitales Übergabeprotokoll überführt werden. Gegebenenfalls müssen nur die Bilder des Objektes erneuert werden, während Zählerstände und alle Objektedaten bereits vorhanden sind. Das ist ein großer Mehrwert für uns und eine signifikante Verbesserung zur Vorversion, da wir Abnahmen und Übergaben gut planen können.

Auch für die interne Weiterverarbeitung ist das EN.Tab jetzt die neue Stellschraube, da unsere Projektbetreuer und Buchhalter einschließlich der Messdienstleister und Versorger automatisch alle relevanten Infos bekommen.

EN.Tab ermöglicht es uns somit, ein gut „gebündeltes Dokument“ zu erstellen, welches wir mit Hilfe unserer eigens kreierten WorkFlow Prozesse durch das Unternehmen führen können.

Was können wir am EN.Tab noch besser machen?

Für uns ist es unpraktisch, wenn wir an ein bestimmtes Gerät gebunden sind, allein schon, wenn Mitarbeitende unseres Unternehmens intern vertreten werden und das Gerät übergeben wird. Deswegen ist es für uns sinnvoll, wenn die mobile Hausverwaltung (App) künftig auf mehreren Geräten gleichzeitig laufen kann.

Wir wünschen uns darüber hinaus, dass sich über das EN.Tab automatisierte Schreiben erstellen lassen und die Anbindung an iX-Haus umfassender wird, damit Zählernummern und Räume aus dem ERP übernommen werden können.

Auch das Thema des Hausbegehungsprotokolls und der generellen Instandhaltungsdokumentation ist für uns ein wichtiger Baustein für die Zukunft der digitalen Dokumentation.

Und natürlich wünschen wir uns wie jedes Unternehmen, dass wir das Produkt aktiv mitgestalten und mit unseren Ideen verbinden können.

Haben Sie berühmte letzte Worte für uns?

Nachdem wir wieder mal als Pilotkunde bei der Erstellung der Schnittstelle zwischen iX-Haus und EN.Tab agiert haben, hoffen wir, dass auch in Zukunft auf unsere Bedürfnisse eingegangen wird und wir gemeinsam unsere Ideen umsetzen, mit denen wir als Praktiker um die Ecke kommen.

Vielen Dank für das Interview.